Sunday, May 3, 2009

Detail Rencana Mutu Kontrak

Menyusun dan Menetapkan Sasaran Mutu dalam RMP dan RMK

Dalam penyusunan Rencana Mutu baik RMP maupun RMK diwajibkan untuk mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan, yaitu Kepala Satuan Kerja dari Pengguna Jasa untuk membuat RMP atau Penaggung Jawab Badan Usaha Penyedia Jasa dalam menyusun RMK nya. Sasaran mutu merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu penyelenggaraan proyek. Semua pihak yang terkait, baik Pimpinan atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya, sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju perbaikan yang berkelanjutan. 
Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu.
Upaya pencapaian sasaran mutu dalam pelaksanaan proyek dimaksudkan sebagai salah satu sarana kepemimpinan dan keterlibatan semua pihak terkait dalam rangka meningkatkan kinerja penerapan sistem manajemen mutu secara konsisten dan berkesinambungan. Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlbat dalam pelaksanaan proyek, agar mereka memiliki tanggung jawab dalam keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek.
Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target- target yang direncanakan bagi pelaksanaan proyek, terutama yang terkait dengan kendala keterbatasan Biaya, Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek. Agar ketiga unsur BMW tersebut dapat dicapai sesuai kebutuhannya. 
Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu, misalnya : perolehan laba, target pemasaran, target pelaksanaan pelatihan, target perolehan omzet, efisiensi kinerja, tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya.
Contoh-contoh penetapan sasaran mutu proyek:
- target waktu pelaksanaan (jangka waktu sesuai kontrak, contoh : 200 hari kerja, 365 hari kalender dst).
- target pencapaian efisiensi biaya (contoh : efisiensi biaya langsung proyek < 20 % dari nilai kontrak dst.).
- target pencapaian efisiensi material (contoh : material terpasang > 93 % jumlah material yang datang).
- Target jumlah komplain temuan mutu produk ( contoh : temuan produk cacat < 6 temuan selama pelaksanaan proyek) 
- Menurunkan tingkat kesalahan pekerjaan dari lima kali dalam sebulan menjadi hanya maksimum satu kali dalam sebulan.
- Meningkatkan tingkat kedisiplinan kehadiran pegawai dari 40 % hingga 10 %.
- Meningkatkan keuntungan perusahaan dari 50 milyar rupiah pada tahun 2006 menjadi 80 milyar rupiah pada tahun 2007, dan lain sebagainya
Dapat juga menggunakan unsur-unsur efisiensi dari kendala keterbatasan antara biaya, mutu (spesifikasi produk) dan waktu, disamping itu boleh menggunakan unsur-unsur pencapaian kinerja proyek lainnya, apabila dipandang diperlukan target yang lebih spesifik.
Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis, mudah dipantau, sehingga apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi tertentu dalam pelaksanaan proyek, maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan direvisi, dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki.
Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi persyaratan dalam peristilahan kata : “ SMART “ yang selanjutnya diuraikan sebagai berikut :
Simple, yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti.
Measureable, yaitu dapat diukur pencapaiannya.
Applicable, yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
Reasonable, yaitu memiliki alasan yang jelas bagaimana sasaran tersebut digunakan dan diterapkan.
Timely, yaitu waktu pencapaiannya jelas, ada batas waktu yang ditentukan.
Disamping faktor-faktor di atas yang harus diperhatikan dalam pembuatan sasaran mutu, Pimpinan hendaknya juga mempertimbangkan :
Kebutuhan masa kini dan masa yang akan datang dari Satuan Kerja atau Penyedia Jasa pada pelaksanaan kegiatan yang dilayaninya,
Temuan-temuan yang relevan berdasarkan tinjauan manajemen,
Kinerja proses dan produk pada saat ini dan rencana ke depan,
Tingkat kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya,
Hasil audit, baik audit internal maupun audit eksternal.
Tolak banding, analisis pesaing, peluang perbaikan, dan,
Sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu tersebut.

No comments:

Post a Comment